Kasım ayının ilk haftasında bir telefon alırız: “Yeni yıl için bir şey yapacağız ama henüz hiçbir şey yok.” Sonra bir ay boyunca mekân arar, sahne kurar, video çeker, hediye kutularını paketleriz. Her yıl aynı döngü.

Biz Digiwuu olarak şirketlerin kurumsal yeni yıl etkinliklerini düzenliyor, videolarını çekiyor, görsellerini ve sosyal medya içeriklerini hazırlıyor, çalışan hediyelerinde de destek veriyoruz. Yani etkinliğin hem sahnesinin hem kamerasının arkasındayız. Bu yazıda yıllar içinde en çok gördüğümüz şeyleri, kısaca anlatmak istedik.

Mekân ve tarihi geciktirmeyin

En sık yapılan hata bu. Aralık’ın son iki haftasında iyi bir mekân bulmak, ses ve ışık ekibini aynı güne ayarlamak gerçekten zor. Kasım içinde karar verirseniz hem seçenek bol olur hem de pazarlık payınız kalır. Aralık’ın ortasında ararsanız elinizde ne kalmışsa onu seçersiniz.

Tarih belli olunca konsepte geçin. Gala mı, tema partisi mi, yoksa sahnede yıl özetinin anlatıldığı daha sade bir buluşma mı? Cevap şirketin havasına bağlı. 40 kişilik bir yazılım ekibiyle 600 kişilik bir üretim firmasının aynı gecede mutlu olması beklenmez.

Kimse programı sıkıcı bulmak istemez

Etkinliklerde en çok uzayan şey konuşmalardır. Yönetimin teşekkür konuşması, yıl değerlendirmesi, ödüller derken insanlar saatlerce oturur. Bizim önerimiz, konuşmaları kısa tutmak ve araya bir şey sıkıştırmak: bir çekiliş, bir sürpriz video, bir mini oyun. İnsanlar o gece bir şey yaşadıklarını hissetmek ister, bir sunum izlemek istemez.

Video işini etkinlikten önce konuşun

Etkinliği düzenleyen ekip genellikle video işini son güne bırakır, ama iyi bir video önceden kurgulanır. Kimin röportaj vereceği, hangi anların kaçırılmaması gerektiği, videonun nerede kullanılacağı (LinkedIn mi, iç iletişim mi, müşterilere gidecek bir kutlama mı) çekimden önce netleşmeli.

En çok talep gören iki format var. Birincisi 1-2 dakikalık etkinlik after movie’si. Gecenin enerjisini toplar, sosyal medyada işe yarar. İkincisi kurumsal yeni yıl videosu: yönetimin ve çalışanların yer aldığı, müşterilere ve iş ortaklarına gönderilen kutlama. Bir de saniyelik dikey videolar var, Reels ve Shorts için. Etkinlik sırasında çekilen birkaç kısa kesit, ertesi gün paylaşıldığında şaşırtıcı derecede iyi dönüş alıyor.

Yeni yıl görselinde kırmızı-yeşil klişesinden çıkın

Aralık’ta herkesin akışı karlı, kırmızı-yeşil, “Yeni yılınız kutlu olsun” görselleriyle dolu. Bu yüzden öne çıkmak kolay değil. Kurumsal renklerinizle ve kendi tasarım diliniz içinde hazırlanmış bir yeni yıl kutlama görseli hem daha fark edilir hem de markanıza daha çok yakışır.

Sosyal medya tarafında şunu öneriyoruz: etkinlik öncesi bir geri sayım, etkinlik günü anlık paylaşımlar, ertesi gün teşekkür ve fotoğraflar. Üç adımlık basit bir plan bile çoğu şirketin yaptığından fazlası. LinkedIn’i ihmal etmeyin; çalışanların yer aldığı samimi bir yeni yıl sosyal medya paylaşımı işveren markası açısından orada en iyi karşılığı buluyor.

Hediye: kullanılmayacaksa vermeyin

Çalışanlara yeni yıl hediyesi konusunda tek bir kuralımız var: ofis dolabında kalacak şey seçmeyin. Logosu büyük basılmış ucuz bir ürün yerine, gerçekten kullanılacak bir şey tercih edin. İsim baskılı bir not defteri seti, kaliteli bir termos, yerel üreticilerden bir gurme kutu iyi örneklerdir. İsterseniz kurs ya da bilet gibi deneyim hediyeleri de olur.

Hediyenin kendisi kadar nasıl geldiği de önemli. Güzel tasarlanmış bir kutu, elle yazılmış gibi duran bir kart ve kutu açılışının çekildiği kısa bir video, aynı hediyeyi bambaşka bir deneyime çevirir.

Tek ajansla çalışmak neden fark yaratıyor?

Etkinliği bir firmadan, videoyu başka birinden, tasarımı bir üçüncüsünden alırsanız herkes kendi anladığı gibi çalışır ve ortaya çıkan iş birbirine benzemez. Davetiyedeki dil ile sahnedeki dil, videodaki dil ile sosyal medya dili farklı olur. Hepsini tek çatı altında yürüttüğümüzde bu tutarsızlık olmuyor, üstelik sizin yönetmeniz gereken muhatap sayısı da azalıyor.

Sık sorulan sorular

Planlamaya ne zaman başlamalıyız?

Kasım başı idealdir. Aralık’a kalırsanız mekân ve tedarikçi bulmak zorlaşır.

Sadece video çekimi yaptırabilir miyiz?

Evet. Etkinliği kendiniz düzenliyorsanız yalnızca video ve fotoğraf hizmeti alabilirsiniz.

Video ne kadar sürmeli?

After movie için 1-2 dakika, yıl özeti için 3-5 dakika, sosyal medya için 15-60 saniye yeterli.

Hediyeleri kişiselleştirebiliyor muyuz?

Evet. İsim, logo ve kurumsal kimliğe uygun ambalaj tasarımı yapıyoruz.

Etkinlik bir gecede biter, ama videolar, fotoğraflar ve paylaşımlar aylarca kullanılır. Yeni yıl için bir plan yapmak istiyorsanız bize yazın, ne düşündüğünüzü konuşalım.